字节跳动副总裁谢欣:2020 线上协作新方式|WISE x 新效率时代峰会
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时间:2020-03-05 编辑: 来源:36kr

  3月3日,36氪联合飞书共同举办了「驭势而上 高效驱动生长」WISE x 新效率时代峰会,首次尝试以大型线上直播的形式, 邀请行业头部企业代表、独角兽公司CEO、知名投资人及行业媒体人,从不同角度分享行业趋势和管理秘籍,共同探讨行业高效转型、企业高效成长的可行路径,帮助企业更好地梳理当下面临的问题,寻找突破难关的解决方案。

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  在疫情期间,字节跳动通过线上远程协作办公的方式,完成了《囧妈》线上放映合作洽谈、落地等多件大事。工欲善其事必先利其器,字节跳动也将其线上协作办公产品飞书向企业及组织免费开放。

  线上移动办公并不只是一时急需,从长期来看,随着企业数字化程度提升,移动办公的市场规模也在不断增长。华泰证券研究所和海比研究的数据显示,2020年国内移动办公市场规模预计将达478.3亿元。移动办公方式能够提升办公协作效率,重塑团队工作方式,从而提升企业的整体竞争力。

  以下为嘉宾演讲实录,经36氪编辑整理:

  谢欣:线上的朋友大家好,我是谢欣,来自字节跳动,负责飞书产品,今天演讲的主题是“2020线上协作新方式”。非常时期,我们在家办公完成了多项战“疫”,我为大家分享一下字节跳动在这段时间做的一些工作。此前我曾在不同场合做过一些分享,今天会从更多更深层次角度来展开。

  我们在春节期间所做的工作,大家或多或少有所了解,比如请大家免费看《囧妈》,以及在今日头条上关于全国疫情的专题报道,同时飞书也免费向企业和组织开放。这里也给大家分享一下我们公司内部一些看似很小,但其实很重要的工作,比如给员工寄送电脑。截至目前,我们已经寄送超8000台电脑。寄送一台电脑是很小的事,但是寄送几千台电脑其实非常难,不过我们做到了。

  我们认为,对于线上办公、远程办公而言,电脑是最最基础的工具。我们需要确保全员都能收到,无论他在哪里,包括一些在国外的同事,由于疫情很难回来,还有很多新入职的同学,现在只能远程入职,我们就把电脑寄到他们家里。由于疫情期间的特殊情况,快递很不方便,部分电脑甚至是员工自己开私家车当快递员送到家中。此外,我们做了每日健康报备应用,以及方便大家远程协同的线上办公室,既方便沟通,又保护隐私。

  我们认为,在家办公这件事,一方面是应变能力的突击测试,另一方面也是针对整个公司组织能力的年度大考。对于远程办公,我们通常会面临什么困难?比如沟通协作比较难,组织容易变松散,以及业务阻力会变大。

  这里以开会这件事为例讲一下我们所做的优化。大家知道在公司里开会,容易效率低下,会前准备工作要做半天。如果是开视频会议,往往在最开始的时候,要花时间去准备硬件等。我们假设每次会议每个参会者能节约十分钟,一个人一天开两个会,我们公司这么大的规模,全部算下来,全部员工每月仅是在开会上,就能节约40000+人天的人力成本,是非常大的效率优化。

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  我们全方位详解一下开会这件事,你的会议时间都去哪儿了?不知道大家有没有意识到我们花费多少时间在制作精美的PPT上。我曾经面试过一个很高阶的候选人,他在中国一家著名的互联网公司工作,我问他过去半年的技能有哪些成长,他想了想说,他认为自己现在制作PPT的能力比原来提升了很多,让我实在是哭笑不得。

  还有,我们有没有想过,我们在开会的时候,很多时候只是被动地听,并没有什么参与感。今天我给大家非常详尽地介绍一下飞阅会,我发现很多人很感兴趣,希望能更详细地了解,我在这里做一个完整的讲解,让大家感受一下具体过程。

  与传统的开会模式(往往是一个人讲、下面人听)不同,飞阅会是利用飞书的文档+视频会议进行的一种阅读式的会议,整个流程如下:会前我们通过飞书的日历预约时间,开始会议之后,第一阶段静默阅读,第二阶段互动讨论,第三阶段形成结论去落实。

  飞阅会与传统会议有一个很大的区别在于,我们日常开会基本不再使用PPT。除了对外进行的演讲类活动,比如今天这样的演讲分享活动,我们内部以讨论或一个具体目标为主题的会议,已经很少能见到PPT,基本全用文档。因为当用PPT的时候,大家花费很多时间来考虑PPT是否精美,而花较少的时间来考虑内容。

  用文档是完全不一样的,你需要在会前很详尽、很完备地思考整个要讨论的主题,然后确保主题得到了充分准备,在各方面都想得很清楚。因为在开会过程中,没有一个环节让你去讲解文档,这个文档是用来阅读的。在整个会议最开始的环节,大家只是默读,没有人说话。阅读文档也有可能是远程参与。通常一个小时的会议,前20分钟左右是阅读的时间。在手机上同样可以很方便地阅读投屏的文档,当主持人在PC端往下滚动文档时,手机上会同步滚动,同时自行适配手机的格式。因为飞书的文档和视频会议都是我们开发的,我们能把它们整合得更好,方便使用。

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  在第一个环节,大家是阅读、评论和回复。评论是通过文字的方式,比如对活动策划方案中的场地交通情况有疑问,就可以直接在评论中提出,然后相关负责人就可以用文字回复他。疑问得到解答后,还可以通过表情进行快速回应。

  此外,传统的会议中通常只有参会人可以针对会议内容进行互动,但是基于文档开会,还可以和不在会议现场的人互动。比如,某个问题我不是很清楚答案,我就可以在评论中@一个并不在会议现场的人,他也能够快速收到飞书评论提醒,并且回复这个问题,相当于把会场内外打通了。

  我们看下飞阅会和传统会议,在根本思考上有哪些不同:第一,会议从串行变成了并行。传统会议过程中,不管会场有五个人还是十个人,大家提问只能挨个轮流提问,效率会随着参会人的增多而变得越来越低,每个人参与的时间也越来越少。

  而在飞阅会过程中,阅读、提问是并行的,五个人阅读文档花20分钟,十个人阅读文档也是花20分钟,五个人或十个人的提问也都是在这20分钟之内发生,整个是一个并行的过程,不会因为参会人数变多,每个人的提问时间变少,或者总会议时间变长。就提问而言,因为是在文档中以评论的方式提问,回答问题也可以多人一起进行。如刚才所讲,可以让会场外的人进行回答,回答问题的人也不一定是同一个人,可以是很多人一起回答。

  不仅如此,我们日常开会需要双向互动,而不是单向传递信息。传统开会的时候,很容易一个人讲,其他人听,偶尔提一些问题。而在飞阅会的整个过程中,阅读文档的时候,参会人是在主动消化会议内容,而不是被动接收信息。此外,使用文档开会,可以在文档里插入其他文档链接,感兴趣的人可以点击链接了解更多详情,而没有兴趣看更多细节的人,直接阅读后面内容就可以了。每个人是根据自己的需求来思考会议内容,主动消化过程和被动接收过程很不一样,我们认为 “主动”和“被动”是一个很大的区别。

  总结飞阅会与传统会议的区别:

  会议参与模式由被动接收变为更加主动地参与,自己主动吸收内容以及反馈问题。会议进行模式是并行的,而不是串行的。

  在会议内容讨论方面,传统会议的讨论容易变得很发散,通过飞阅会,很少会跑题。

  在会议过程记录方面,传统会议开完会就结束了,没有过程性的记录留下来,即便是录下来,事后回看一小时的录像也非常低效;而飞阅会的会议参与过程是评论提出问题和回答问题,被完整记录,回顾也很方便、高效。

  在移动参会体验方面,文档在手机端可以自动适配,阅读、评论体验非常友好。此外,除了跟随演示者共享屏幕,参会者还可以自己滚动屏幕、浏览文档、编辑内容、添加评论,这个也是我们专门开发的,让参会人从被动接收信息变为主动参与。

  在字节跳动内部,大家习惯用飞书的“文档+视频会议”模式后,就再也无法回到传统的开会模式。我们认为工具的力量是非常大的,极大地拓宽了办公场景。比如,我们现在有很多业务都是全球化的,AI 翻译功能提供了很大的便利。此外,通过视频会议可以很方便地进行在线招聘。我个人的面试即便在这次疫情之前也基本上都是视频面试,因为非常方便,不论身在哪里都不影响。

  除了在线面试,我们还有云入职。我们现在让新员工入职前注册飞书,通过飞书把相关文档分享给他。入职后,我们会通过视频会议直播来开展培训,即便在疫情之前,我们平时的招聘和培训也大量使用“视频会议+直播”的方式开展。

  刚才谈到除沟通创作之外,工具也助力我们的业务不断实现线上化,让组织能力边界得以不断拓展。我们的异地沟通、跨国业务、资金管理和风控、人员管理和效率优化等,大量事情都通过工具来提升。我们非常相信工具的力量,工具是重塑工作方式的,使用的工具不同,往往会产生不同的工作方式。我们也发现,当团队使用工具的习惯发生改变时,其工作的方式、理念都随之变化。工具的选择,不仅是工具本身,还关系到整个公司的工作模式,甚至是整体的竞争力,所以我们认为工具非常重要。

  除我们自己使用外,疫情期间和人们生活息息相关的很多企业也在使用飞书。我们也和优秀企业一起,用新的方式点亮更多行业。举个例子,比如在疫情期间,买菜这件小事已经变成非常不容易的大事,线上蔬菜采买、配送的服务需求不断增长。我们的客户美菜网,在业务需求爆增的同时,对于一线新员工的管理需求也不断增长。在疫情期间,利用了飞书的视频会议和文档,提高了管理效率,有力保障业务。

  同时,疫情期间很多人心理的压力也非常大,尤其是武汉等湖北地区的隔离人员,包括部分高强度工作的医护人员,都受到了不同程度的影响。为此,北京师范大学心理学部心理健康服务中心,从北京师范大学心理咨询硕士项目毕业,并获得心理咨询资质的咨询师中,紧急招募了心理援助团队提供远程心理辅导,在“第二战线”帮助人们一起抗疫。通过飞书,保障了专业人员招募过程的顺利进行,2天内快速组建了300人的团队。

  对于物业而言也是如此,物业看似是一个离线上办公较远的行业,其实我们也有一些客户,比如鑫有上房,使用视频会议等来实现快速响应,投入到抗疫的第一线,保障小区居民的健康安全。

  再举一个例子,疫情期间,大家对测体温,尤其是无接触测体温的需求也非常强,澎思科技通过飞书远程协同,仅用一天时间就设计出了智能无感的人体测温系统,效率非常高。

  综合来讲,我认为对实现线上化升级、加速企业进化而言,并不只是疫情期间才需要远程办公。对于字节跳动而言,这次疫情期间,大家的工作模式并没有发生太大改变。我们的会议模式,包括视频会议、文档、日历的使用,以及开放平台上各种工具的使用,都没有发生太大变化。我们认为线上办公本身是比较先进的工作方法,能够提升效率。这次疫情期间,因为我们的工作本来就是线上的,数据也是线上的,所以并没有很大变化。

  从我们的经验出发,我认为对各行各业来讲,在家办公或许是一个短期需求,但是线上化以及更先进的工作方式和工具,能够让企业竞争力得到不断提升。如果我们一直关注工具对组织效率的提升、对于企业价值的提升,那么在各种环境下,企业都能够在竞争中取得较好的成绩,并且能够帮助员工、帮助各行各业的伙伴一起取得更好的结果。

  所以向未来思考,我们认为愿景不只是未来的事,也是当下每天的事。同时,飞书也在这次疫情期间,向所有的组织和企业免费开放,包括音视频会议、在线文档、企业专属云存储空间、更高级的管理功能等。

  最后,如今天的演讲主题所言,“飞书:2020线上协作新方式”,我们希望在未来的时间里,不论是我们,还是各位,都能够取得更好的工作成果,能够更好地利用线上协作,让工具发挥更大的价值。


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